PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.

La planificación es un proceso para la toma de decisiones que nos lleva a prever el futuro de cualquier organización, usando los recursos necesarios tanto humanos como materiales para el logro de los objetivos que se desean alcanzar de una manera más eficiente y económicamente posible”. (Molina, Morales y Bonilla; 2006)

El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debería ocurrir de lo contrario será necesario que se hagan los ajustes o correcciones. R, Agustín (1992)

“La dirección general está encargada de conducir a la empresa a su objeto, procurando sacar el mejor partido posible de los recursos de que dispone”, es decir “La dirección es hacer funcionar a la empresa con el máximo de rendimiento” Fayol, (1972).

 La organización laboral es un "grupo corporativo", siendo éste "una relación social que o bien está cerrada hacia afuera, o bien limitada mediante reglas y disposiciones de admisión de personas ajenas. Weber,M (1992)

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• La administración por objetivos (APO) o administración por resultados constituye un modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado con el espíritu pragmático y democrático de la teoría neoclásica.
• La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Inicialmente constituyo un criterio financiero de evaluación y de control. Como criterio financiero fue válido pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la organización social y humana.
•  La respuesta de los niveles medios e inferiores de la organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cuál ocasionó conflictos entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta dirección. Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralización y administración por resultados.
  
  

  
  

  Características de la administración por objetivos

• Se debe apoyar de forma permanente al personal, principalmente en las etapas iniciales de la instauración de una Administración por Objetivos.
  Establecimiento de objetivos ubicados en el tiempo y en la organización de forma conjunta.Establecimiento de objetivos para cada departamento o posiciónLos objetivos de todos los departamentos tienen una interrelación en el sentido que buscan el logro de un objetivo general.Se definen planes a corto y mediano plazo, tácticos y operacionales, poniendo especialmente atención en la evaluación de los resultados.Ante esta evaluación, surge una retroalimentación que debe ser utilizada para revisar los planes y ajustarlos como se considere apropiado para el logro de los objetivos generales.Una característica clave de la APO es la participación de la dirección, pero no sólo en dar órdenes, sino en todo el proceso.
  • Por  lo general  un programa de la APO tiene  cuatro componentes:
  • La especificidad de las metas
  • Lograr el objetivo de una manera  tangible.
  • La participación en la toma de decisiones
  • El gerente y el empleado toman decisiones mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.
  • Un plazo explicito
  • Cada objetivo  tiene un plazo determinado. Normalmente, el plazo es de  tres  meses, seis meses o un año.
  • Retroalimentación acerca del desempeño
  • En un plano ideal, esto se logra proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que pueda ponderar  y corregir sus propias acciones.

ADMINISTRACIÓN POR CALIDAD

La Administración por Calidad Total (ACT) es el compromiso de la cultura de la organización dirigido a satisfacer a los clientes mediante el uso de un sistema integral de herramientas, técnicas y capacitación. La ACT entraña la mejora continua de los procesos de la organización, la cual da por resultado productos y servicios de gran calidad.

La planificación de la calidad debe estar enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.

Características importantes de la Administración de la calidad Total

–      Satisfacción del cliente

–      La toma de decisión de la dirección; el cual debe estar convencido de lo que implica la calidad.

–      Conceptos de calidad deben exponerse claramente.

–      Participación del personal; capacitación del personal.

–      Método continuo y sistemático de recopilación, evaluación y administración de datos.

–      Los proveedores deben estar involucrados plenamente en el sistema de calidad.

Calidad como filosofía: principios

–      Calidad como prioridad competitiva.

–      Responsabilidad de la gerencia.

Autor que pregona Principios de Calidad Total

Ugo Fea

• La vida de la empresa y la realización del negocio son funciones de la existencia de un mercado.
• El mercado no es un término técnico, sino la suma de todos los hombres-clientes dispuestos a comprar nuestros productos o servicios a los que debemos proporcionar productos adecuados a sus exigencias.
• El hombre-cliente más importante es el cliente consolidado que, repitiendo la compra de nuestra marca, nos proporciona las mayores garantías de continuidad del negocio.
• El cliente se consolida cuando consigue la máxima satisfacción por la calidad del producto, del servicio que le proporciona cuando lo precisa y del precio ajustado a través de la minimización del coste.
• Estas prestaciones se alcanzan con la flexibilidad y la calidad de los procesos y su continuo control y mejoramiento.
• Esta operación es factible sólo motivando y formando el factor humano.

REINGENIERIA

Es un enfoque administrativo de gran aceptación entre las empresas en la actualidad, el cual consiste en administrar los procesos en vez de las funciones, rediseñando los procesos de la organización en vez de introducir pequeños cambios para llevar a cabo una mejora continua.

La reingeniería de procesos es, por definición, el método mediante el cuál una organización puede lograr un cambio radical de rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y calidad, por medio de la aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el negocio, orientadas hacia el cliente, en lugar de una serie de funciones organizacionales, Todas las personas deben entender las metas finales, la manera de alcanzarlas y los indicadores que medirán el éxito”.

De acuerdo a este enfoque, la empresa debe orientar sus esfuerzos hacia el logro de metas que consideren al cliente y sus criterios de valor. Para esto los indicadores de actuación que se establecen son:

-calidad

-tiempo de fabricación
-costo
-información

  Algunos puntos básicos que se pueden resaltar de la reingeniería son los siguientes:  

• La mejora continua es substituida por una mejora radical
• Se tiene una marcada orientación hacia el mercado, buscando que el producto o servicio ofrecido sea considerado como el mejor por los consumidores
• Los resultados son medidos a través factores externos como la participación de mercado
• Esta orientada hacia los procesos básicos de la organización
• Cuestiona los principios, propósitos y supuestos de los negocios
  El enfoque básico de la re ingeniería de procesos se compone de tres fases:  
• Fase 1. Descubrimiento:La empresa define una visión estratégica en busca del domino y de la competitividad renovada en el mercado, determinando la manera en que sus procesos pueden ser modificados con el fin de alcanzar la visión estratégica establecida. 
• Fase 2. Rediseño: Se detalla, planifica y organiza el proceso de rediseño.
• Fase 3. Ejecución: Se lleva a cabo el rediseño para alcanzar la visión estratégica establecida

Algunas de las características principales de los procesos rediseñados a través de la reingeniería son los siguientes:

• Varios oficios o tareas son combinados en uno
• Los trabajadores toman decisiones como parte de su trabajo
• Los procesos se ejecutan en orden natural
• Los trabajos tienen múltiples versiones, las cuales son aplicadas de acuerdo a las circunstancias
• El trabajo se lleva a cabo en el sitio razonable Los controles y verificaciones son reducidos

JUSTO A TIEMPO

La fabricación justo a tiempo significa producir el mínimo número de unidades en las menores cantidades posibles y en el último momento posible, eliminando la necesidad de inventarios.

Es una metodología para alcanzar la excelencia en una empresa de manufactura, basada en la eliminación continua de desperdicios como inspecciones, transportes entre maquinas, almacenajes o preparaciones. Precisamente la denominación de este método productivo nos indica su filosofía de trabajo. las materias primas y los productos llegan justo a tiempo, bien para la fabricación o para el servicio al cliente.

ORIGEN

El concepto de justo a tiempo comenzó poco después de la Segunda Guerra Mundial como el Sistema de Producción Toyota. Hasta finales de los años 70 el sistema estuvo restringido a Toyota y a su familia de proveedores clave. En los años siguientes se extendió por todo Japón y hacia la década de los 80 llegó a occidente, con la industria automotriz como catalizadora.

La filosofía Justo a Tiempo cuenta con siete elementos -seis internos y uno externo- a saber:Internos*La filosofía Justo a Tiempo en sí mismo*La calidad en la fuente.*Carga fabril uniforme*Operaciones coincidentes*Tiempo mínimo de alistamiento de las máquinas*Kanban
Externo*Compras Justo a Tiempo -externo

EXPLICACION JUSTO A TIEMPO

BENCHMARKETING

El Benchmarketing es una técnica con la que se trata de comparar una compañía con otra líder en el mercado. Esta comparación tiene la finalidad de obtener información que ayude a mejorar las prácticas de la empresa.

Categorías de Benchmarketing

En función de lo que se busque, existen distintas categorías de Benchmarketing:

Interno: se trata de la comparación dentro de la misma empresa. Del funcionamiento de los procesos internos, así como de los departamentos. Este se puede aplicar a grandes compañías, y empresas con varias delegaciones.

Externo: el Benchmarketing externo puede dividirse en dos subcategorías. El competitivo, que sería el más conocido y muy importante, puesto que sería la fase en la que se realizaría un análisis DAFO, de nuestra empresa y de la competencia, con la finalidad de conocer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

Este proceso de Benchmarketing incluye 5 fases fundamentales a seguir:

1. La planificación: en la que se trata de definir qué se va a comparar y se trata de planificar los procesos que se van a seguir a la hora de compararlo. Lo fundamental es saber qué, quién y cómo, es decir, qué se va a comparar, con quién vamos a compararlo y cómo vamos a hacerlo.
2. El análisis: recopilación y análisis exhaustivo de los datos obtenidos.
3. Integración: Usar los datos obtenidos para fijar nuestros objetivos, con la finalidad de poder mejorar. Es fundamental una vez fijados los objetivos conseguir la aceptación de toda la organización para conseguir respaldo.
4. Acción: actuar en función de los datos obtenidos y los objetivos marcados desarrollando un plan de acción.
5. Madurez: una vez que se incorporan las mejoras a la empresa, ésta alcanza la madurez.

Como conclusión, podemos decir que el Benchmarketing es un proceso que lleva tiempo y esfuerzo. Y además,  no se trata de copiar a la competencia, sino de introducir mejoras en nuestra empresa aprendiendo de otras compañías.

ENPOWERMENT

Empowerment o empoderamiento es una técnica o herramienta de gestión que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores.

El objetivo principal de empowerment es buscar distribuir niveles adecuados de poder y responsabilidad en toda la organización y de ese modo, fortalecer a todos los miembros de esta, aumentando su esfuerzo y dedicación y a la vez aprovechando al máximo sus conocimientos, habilidades y capacidades.

Un beneficio directo de aplicar empowerment es que al brindar mayor poder y responsabilidad a los trabajadores, estos se sienten mas reconocidos mas considerados y mas útiles, y por tanto, con un mayor autoestima mas motivados y mas comprometidos con la empresa.

REQUISITOS

•PROPORCIONAR INFORMACIÓN ADECUADA: Al trabajador se le debe brindar toda la información adecuada que le permita tomar decisiones acertadas, resolver problemas de forma efectiva. Por ejemplo, el trabajador debe comprender la tarea, conocer los resultados esperados, y saber a quien y cuando presentarlos.

•PROPORCIONAR HERRAMIENTAS  Y RECURSOS ADECUADOS:  Es necesario que el trabajador disponga de todas las herramientas y los recursos adecuados. Por ejemplo, el trabajador debe estar bien entrenado y capacitado, y contar con todas las provisiones necesarias para el buen cumplimiento de sus tareas.

PREMISAS DE ENPOWERMENT

•Estas premisas deben ser promovidas por la dirección, en cascada y en todos los niveles, estas son:

•Responsabilidad por áreas o rendimientos designados.

•Control sobre los recursos, sistemas, métodos, equipos.

•Control sobre las condiciones del trabajo.

•Autoridad (dentro de los limites definidos) para actuar en nombre de la empresa.

•Nuevo esquema de evolución por logros.